Pflichten für Gründer: Steuern, Buchhaltung, Rechnungen (2026)

Als Gründer meldest du dein Gewerbe an (als Freiberufler nicht), schickst innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt, ermittelst deinen Gewinn meist mit der Einnahmenüberschussrechnung und stellst Rechnungen mit allen Pflichtangaben aus. Ob du Umsatzsteuer berechnest, entscheidet die Kleinunternehmerregelung. Mit der ersten Arbeitskraft kommen Lohnabrechnung und Meldungen zur Sozialversicherung dazu.

Eine Gründung bringt mehr mit sich als eine gute Idee und die ersten Kunden. Schon im ersten Monat warten Meldungen ans Finanzamt, korrekte Rechnungen und eine geordnete Ablage. Wer die Abläufe früh festlegt, spart sich Nachzahlungen und Verspätungszuschläge. Kosten, Rechtsform und Steuerrücklage stehen idealerweise schon in deinem Businessplan. Die Grenzwerte haben Stand Oktober 2026; eine steuerliche Beratung im Einzelfall ersetzt dieser Artikel nicht.

Pflichten im Überblick: was ab dem ersten Tag gilt

Die wichtigsten Pflichten, wen sie treffen und bis wann du sie erledigst:

Steuern: welche Pflichten mit der Gründung beginnen

Gewerbetreibende melden ihren Betrieb zum Start beim Gewerbeamt an, Freiberufler brauchen keine Gewerbeanmeldung. Danach erfasst dich das Finanzamt: Innerhalb eines Monats übermittelst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über ELSTER. Deine Schätzung von Umsatz und Gewinn bestimmt die Vorauszahlungen. Zu hohe Zahlen binden Geld, zu niedrige führen später zu Nachzahlungen.

Welche Steuern anfallen, hängt von Tätigkeit und Rechtsform ab: Einkommensteuer (bei GmbH und UG Körperschaftsteuer), Gewerbesteuer für Gewerbebetriebe und Umsatzsteuer, sofern du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt. Mit Beschäftigten führst du zusätzlich Lohnsteuer ab.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, übermittelst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen, jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums. Üblich ist das Quartal, bei mehr als 9.000 € Umsatzsteuer im Vorjahr der Monat. Für Gründungen bis Ende 2026 zählt dabei die voraussichtliche Steuer des ersten Jahres. Was ab 2027 gilt, steht unter Gesetzesänderungen 2027.

Tipp: Wickle alle betrieblichen Zahlungen ab der ersten Rechnung über ein eigenes Konto ab und leg einen festen Anteil jeder Einnahme für Steuern zurück. Wie viel, zeigt dir dein Finanzplan.

Kleinunternehmer­regelung: die Grenzen seit 2025

Seit 2025 gelten neue Grenzen für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Dein Gesamtumsatz darf im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Maßgeblich sind die tatsächlich eingenommenen Beträge ohne Umsatzsteuer. Schon der Umsatz, mit dem du die 100.000 € überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei. Liegst du im laufenden Jahr zwischen 25.000 € und 100.000 €, wechselst du ab dem 1. Januar des Folgejahres zur Regelbesteuerung.

Im Gründungsjahr gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine strengere Regel: Dein Umsatz darf in diesem Jahr 25.000 € nicht überschreiten, die Grenze von 100.000 € greift noch nicht. Schon der Umsatz, mit dem du die 25.000 € überschreitest, unterliegt der Umsatzsteuer.

Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und weist auf die Steuerbefreiung hin, etwa mit „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet den Betrag dem Finanzamt. Prüfe deinen Umsatz deshalb jeden Monat.

Lohnt sich die Regelung für dich?

Nicht immer. Bei hohen Anfangsinvestitionen kann die Regelbesteuerung günstiger sein, weil du gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommst. Privatkunden achten auf den Endpreis, Geschäftskunden ziehen die Umsatzsteuer meist ab. Verzichtest du auf die Regelung, bist du fünf Kalenderjahre daran gebunden. Entscheide deshalb vor größeren Anschaffungen.

Buchhaltung für Selbstständige: EÜR oder Bilanz?

Die erste Frage der Buchhaltung für Selbstständige und Gründer: Wie ermittelst du deinen Gewinn? Mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder mit Bilanz und doppelter Buchführung. Das hängt von Rechtsform, Handelsregister und Größe ab.

Die Einnahmenüberschussrechnung stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Es zählt, wann das Geld fließt. Erlaubt ist sie, wenn dich kein Gesetz zur Buchführung verpflichtet (§ 4 Abs. 3 EStG). Das trifft auf Freiberufler zu und auf die meisten kleinen Gewerbetreibenden ohne Eintrag im Handelsregister. Du übermittelst sie jedes Jahr elektronisch als Anlage EÜR.

Bilanzieren musst du in drei Fällen:

• GmbH, UG, OHG oder KG: Handelsgesellschaften führen immer Bücher nach dem Handelsgesetzbuch und stellen einen Jahresabschluss auf.
• Eingetragene Kaufleute: Jeder Kaufmann muss Bücher führen. Einzelkaufleute befreit § 241a HGB davon, solange Umsatz höchstens 800.000 € und Jahresüberschuss höchstens 80.000 € betragen. Bei einer Neugründung zählt schon der erste Abschlussstichtag.
• Größere Gewerbebetriebe: Steuerlich wirst du nach § 141 AO buchführungspflichtig, wenn dein Umsatz 800.000 € oder dein Gewinn 80.000 € im Jahr übersteigt. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr nach dem Hinweis des Finanzamts. Für Freiberufler gilt diese Regel nicht.

Doppelte Buchführung in Kurzform

Bei der doppelten Buchführung buchst du jeden Geschäftsvorgang auf zwei Konten, im Soll und im Haben. Bezahlt ein Kunde, steigt dein Bankguthaben und deine Forderung sinkt. Grundlage ist ein Kontenrahmen, meist SKR 03 oder SKR 04. Am Jahresende ergeben sich daraus Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Freiwillig bilanzieren darfst du immer, für kleine Einzelunternehmen lohnt es sich selten.

Buchhaltung für Gründer: die laufenden Aufgaben

Eine verlässliche Buchhaltung entsteht durch feste Routinen. Das Gesetz verlangt, dass du Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vornimmst. Bareinnahmen und Barausgaben zeichnest du täglich auf, und spätere Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben. Diese Checkliste hilft dir im Alltag:

Trenne außerdem private und geschäftliche Ausgaben und vergib Rechnungsnummern ohne Lücken. Eine lose Sammlung aus Papierbelegen, E-Mail-Anhängen und privaten Kontoauszügen kostet dich bei der Steuererklärung viel Zeit.

Rechnungen: Pflichtangaben und E-Rechnung

Feste Vorlagen helfen dir, die Pflichtangaben vollständig zu erfassen. Je nach Fall gehören dazu:

• Name und Anschrift deines Unternehmens
• Name und Anschrift deines Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Ware oder Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag
• vorab vereinbarte Minderungen, etwa Skonto

Bei steuerfreien Umsätzen brauchst du einen Hinweis auf die Befreiung. Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Rechnungen von Kleinunternehmern brauchen weder Rechnungsnummer noch Leistungsdatum, wohl aber Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Für Abschlagszahlungen, Leistungen ins EU-Ausland oder Bauleistungen gelten zusätzliche Vorgaben.

E-Rechnung: was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine gewöhnliche PDF-Datei ist keine E-Rechnung.

• Empfangen: Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch als Kleinunternehmer.
• Ausstellen bis Ende 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF ist noch erlaubt.
• Ausstellen 2027: Diese Übergangsregel gilt nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 2028: Pflicht für alle Unternehmen, ausgenommen Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € brutto.

Richte früh einen festen Empfangsweg ein, etwa ein eigenes E-Mail-Postfach, und bewahre die strukturierten Originaldaten auf. Ein Ausdruck reicht nicht.

Aufbewahrung: wie lange du Unterlagen aufhebst

Wie lange du Unterlagen aufbewahrst, hängt von ihrer Art ab (§ 147 AO, § 257 HGB):

• 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse.
• 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge (seit 2025, vorher 10 Jahre).
• 6 Jahre: empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Sind Unterlagen noch für eine offene Steuerfestsetzung wichtig, läuft die Frist weiter. Digitale Dokumente müssen die ganze Zeit auffindbar und lesbar bleiben, empfangene E-Rechnungen im Originalformat.

Tipp: Lege für deine Ablage jedes Jahr dieselben Ordner an, zum Beispiel Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank, Verträge und Finanzamt, und sichere sie regelmäßig an einem zweiten Ort. So findest du jeden Beleg schnell wieder, auch bei einer Betriebsprüfung.

Personal: Pflichten mit der ersten Arbeitskraft

Mit der ersten Einstellung kommt einiges dazu. Du brauchst eine Betriebsnummer, übermittelst Meldungen zur Sozialversicherung und sorgst für eine korrekte Lohnabrechnung. Minijobs meldest du bei der Minijob-Zentrale.

Die wesentlichen Arbeitsbedingungen wie Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und Kündigungsfristen hältst du nach dem Nachweisgesetz schriftlich fest, einige spätestens am ersten Arbeitstag. Seit 2025 genügt dafür in vielen Branchen die Textform. Die Arbeitszeit musst du nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 schon heute erfassen.

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 € brutto pro Stunde, die Verdienstgrenze für Minijobs 603 € im Monat. Die Arbeitszeit von Minijobbern dokumentierst du spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag und hebst die Aufzeichnungen zwei Jahre auf. Plane neben dem Bruttolohn auch Arbeitgeberanteile, Umlagen und Unfallversicherung ein.

Ob du die Lohnabrechnung selbst machst oder abgibst, hängt von Zahl und Art der Arbeitsverhältnisse ab. Eine Entscheidungshilfe gibt unser Beitrag Lohnabrechnung auslagern: wann sich Outsourcing lohnt.

Sozialversicherung: was du selbst absicherst

Selbstständig heißt nicht frei von Sozialversicherung:

• Krankenversicherung und Pflegeversicherung: Pflicht, gesetzlich oder privat.
• Unfallversicherung: Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft innerhalb einer Woche; für Gewerbetreibende genügt die Gewerbeanmeldung.
• Rentenversicherung: für einige Berufe Pflicht, sonst private Altersvorsorge.
• Arbeitslosenversicherung: freiwillig möglich, Antrag innerhalb von drei Monaten nach dem Start.
• Krankentagegeld: Absicherung bei längerer Krankheit.

Einige Berufsgruppen sind gesetzlich rentenversicherungspflichtig, etwa Handwerker mit Eintrag in die Handwerksrolle, Hebammen, Künstler und Publizisten über die Künstlersozialkasse sowie Lehrkräfte und Pflegepersonen ohne versicherungspflichtige Angestellte. Das gilt auch, wenn du ohne solche Angestellte dauerhaft nur für einen Auftraggeber arbeitest; beim ersten Start kannst du dich auf Antrag drei Jahre befreien lassen.

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH entscheidet die Rechtsmacht laut Gesellschaftsvertrag über den sozialversicherungsrechtlichen Status. Wer mindestens die Hälfte des Stammkapitals hält oder sämtliche Beschlüsse der anderen Gesellschafter verhindern kann, gilt meist als selbstständig. Im Zweifel schafft das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung früh Klarheit.

Gründest du aus dem Arbeitslosengeld heraus, kann die Agentur für Arbeit einen Gründungszuschuss zahlen. Voraussetzung ist unter anderem ein Restanspruch von mindestens 150 Tagen, und du beantragst ihn vor dem Start.

Buchhaltungs­software: woran du eine gute Lösung erkennst

Mit Software wird die Buchhaltung schneller und weniger fehleranfällig. Statt auf Werbeversprechen zu achten, prüfst du diese Punkte:

• Ordnungsmäßigkeit: Belege unveränderbar ablegen, Buchungen festschreiben, Änderungen protokollieren (GoBD).
• ELSTER-Anbindung: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Anlage EÜR gehen direkt ans Finanzamt.
• E-Rechnung: Das Programm liest XRechnung und ZUGFeRD ein und erstellt sie.
• Bankanbindung: Zahlungen werden automatisch abgerufen und den Rechnungen zugeordnet.
• Steuerberatung: Deine Daten lassen sich in einem Format übergeben, das deine Kanzlei übernehmen kann.
• Wachstum: Wechsel zur Regelbesteuerung, Lohnabrechnung oder Bilanz sind später möglich.
• Datenschutz und Kosten: Server in der EU, klare Kosten, kurze Kündigungsfrist, Export deiner Daten.

Teste zwei oder drei Programme mit den echten Belegen eines Monats. Ob du danach selbst buchst oder die Buchhaltung abgibst, hängt von deiner Zeit ab. Steuerliche Einzelfragen klärst du mit deiner Steuerberatung.

Stolpersteine: die häufigsten Fehler im ersten Jahr

• Fehlende Belege: Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt Ausgaben nicht an.
• Verpasste Fristen: Für verspätete Voranmeldungen und Erklärungen drohen Verspätungszuschläge, für verspätete Zahlungen Säumniszuschläge.
• Fehlerhafte Rechnungen: Fehlen Pflichtangaben, verzögert sich die Zahlung, und dein Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen.
• Unklare Umsatzsteuer: Die Kleinunternehmergrenze wird übersehen oder Umsatzsteuer falsch ausgewiesen.
• Privat und geschäftlich vermischt: Ein gemeinsames Konto macht jede Prüfung mühsam.
• Keine Rücklage für Steuern: Nachzahlung und Vorauszahlungen treffen dich oft im selben Jahr.

Die meisten Fehler vermeidest du mit einem festen Termin im Monat für die Buchhaltung.

Schon länger selbstständig: was sich mit dem Wachstum ändert

Viele Pflichten ändern sich nicht mit dem Kalender, sondern mit deinen Zahlen. Prüfe einmal im Jahr, ob eine dieser Schwellen näher rückt:

• Mehr als 25.000 € Umsatz: Ab dem Folgejahr endet die Kleinunternehmerregelung, mit mehr als 100.000 € im laufenden Jahr sofort.
• Mehr als 800.000 € Umsatz: Als Gewerbetreibender wirst du nach Hinweis des Finanzamts buchführungspflichtig (ebenso ab 80.000 € Gewinn), und E-Rechnungen stellst du schon ab 2027 aus.
• Die erste Einstellung: Lohnabrechnung, Meldungen und Arbeitszeiterfassung kommen dazu.
• Wechsel in eine GmbH oder UG: Ab dann gilt die doppelte Buchführung mit Jahresabschluss.

Bist du seit mindestens zwei Jahren allein selbstständig, kann unser Kurs Buchhaltung und Steuern für Solo-Selbstständige passen: Belegorganisation, digitale Werkzeuge, Rechnungen, steuerliche Pflichten und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Über das Programm KOMPASS kann der Kurs bezuschusst werden.

Gesetzesänderungen 2027: was sich für Gründer ändert

Einige Änderungen für das kommende Jahr stehen fest (Stand: Oktober 2026):

• Mindestlohn und Minijobs: Der Mindestlohn steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € pro Stunde, die Minijobgrenze auf 633 € im Monat.
• E-Rechnung: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hat, stellt ab 2027 E-Rechnungen aus, alle anderen ab 2028.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Nach derzeitigem Stand geben neu gegründete Unternehmen ohne Kleinunternehmerregelung im Gründungsjahr und im Folgejahr wieder monatlich Voranmeldungen ab. Die bisherige Ausnahme gilt nur bis Ende 2026.

Änderungen zuverlässig verfolgen

Verlässlicher als soziale Netzwerke sind Finanzverwaltung, Bundesministerien, Sozialversicherungsträger, Kammern und Berufsverbände. Einen kompakten Überblick bietet auch das kostenlose E-Book zu Gesetzesänderungen von Lexware. Unterscheide dabei zwischen Vorhaben und geltendem Recht: Die Pflicht zur Rentenversicherung für neue Selbstständige hat die Alterssicherungskommission der Bundesregierung im Juni 2026 empfohlen, beschlossen ist sie noch nicht. Ändert sich eine Regel, passt du Rechnungsvorlagen, Softwareeinstellungen und Checklisten gleich mit an.

Hilfe: wer dich bei den Pflichten unterstützt

Die Grundlagen zu Rechtsform, Gewerbeanmeldung und Versicherungen findest du in unserem Ratgeber Existenzgründung: die 8 wichtigsten Fragen. Was nach dem fertigen Businessplan als Nächstes ansteht, zeigt Nach dem Businessplan: die ersten Schritte.

Gründest du aus der Arbeitslosigkeit oder bist du davon bedroht, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter ein AVGS-Gründercoaching fördern. Buchhaltung, Steuern und Liquiditätsplanung gehören dort fest dazu. Die Förderung ist eine Ermessensleistung ohne Anspruch. Nach vorheriger schriftlicher Bewilligung trägst du keinen Eigenanteil.

Häufige Fragen

Muss jedes Unternehmen Umsatzsteuer berechnen?

Nein. Mit höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €.

Brauche ich als Gründer eine doppelte Buchführung?

Meist nicht. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ohne Eintrag im Handelsregister nutzen die Einnahmenüberschussrechnung. Bilanzieren müssen GmbH, UG, OHG und KG, eingetragene Kaufleute oberhalb der Grenzen von § 241a HGB und Gewerbetreibende nach Aufforderung des Finanzamts (§ 141 AO).

Brauche ich als Gründer einen Steuerberater?

Gesetzlich nicht. Viele Gründer erledigen die laufende Buchhaltung mit Software selbst und holen sich Steuerberatung für Jahresabschluss, Steuererklärungen oder schwierige Fragen. Mit Steuerberatung hast du für die Steuererklärungen bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit. Bei Bilanzpflicht, Personal oder einer GmbH lohnt sich die Zusammenarbeit fast immer.

Müssen Gründer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Inländische Unternehmen müssen seit Anfang 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Das Ausstellen ist mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027 Pflicht, für alle anderen ab 2028; Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, nach dem Umsatzsteuergesetz und der Abgabenordnung, für alle Unternehmen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Benötigt jedes Unternehmen ein Geschäftskonto?

Für Einzelunternehmen ist ein eigenes Geschäftskonto gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es vereinfacht aber Buchhaltung, Nachweise und den Blick auf deine Liquidität. Eine GmbH oder UG braucht von Anfang an ein eigenes Konto, weil das Stammkapital vor der Anmeldung zum Handelsregister ganz oder teilweise eingezahlt werden muss.

Reicht ein digitaler Ordner für die Belegablage?

Ein geordneter Ordner ist eine gute Grundlage. Die Unterlagen müssen aber vollständig, auffindbar und während der ganzen Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Sichere sie regelmäßig und regle, wer darauf zugreifen darf.