Girişimcilerin yükümlülükleri: vergiler, muhasebe, faturalar (2026)

Girişimci olarak işletme kaydınızı (Gewerbeanmeldung) yaptırırsınız (serbest meslek sahipleri için gerekmez), bir ay içinde vergi dairesine (Finanzamt) vergi kaydı anketini gönderirsiniz, kârınızı çoğunlukla gelir-gider hesabıyla (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) belirlersiniz ve tüm zorunlu bilgileri içeren faturalar düzenlersiniz. KDV (Umsatzsteuer) hesaplayıp hesaplamayacağınız küçük işletme muafiyetine (Kleinunternehmerregelung) bağlıdır. İlk çalışanla birlikte bordro ve sosyal sigorta bildirimleri eklenir.

Bir işletme kurmak, iyi bir fikir ve ilk müşterilerden fazlasını gerektirir. Daha ilk ayda vergi dairesine bildirimler, doğru faturalar ve düzenli bir arşiv sizi bekler. Bu süreçleri erken belirleyen, ek ödemelerden ve gecikme zamlarından kurtulur. Maliyetler, hukuki biçim ve vergi için ayrılacak pay ideal olarak zaten iş planınızda yer alır. Eşik değerler Ekim 2026 itibarıyla geçerlidir; bu yazı kişiye özel vergi danışmanlığının yerini tutmaz.

Yükümlülüklere genel bakış: ilk günden itibaren geçerli olanlar

En önemli yükümlülükler, kimleri kapsadıkları ve ne zamana kadar yerine getirmeniz gerektiği:

Vergiler: kuruluşla başlayan yükümlülükler

Ticari faaliyet yürütenler işletmelerini başlangıçta ticaret dairesine (Gewerbeamt) kaydettirir; serbest meslek sahiplerinin işletme kaydına ihtiyacı yoktur. Ardından vergi dairesi sizi kayda alır: bir ay içinde vergi kaydı anketini ELSTER üzerinden elektronik olarak gönderirsiniz. Ciro ve kâr tahmininiz vergi ön ödemelerini belirler. Fazla yüksek rakamlar parayı bağlar, fazla düşük rakamlar ise sonradan ek ödemelere yol açar.

Hangi vergilerin doğacağı faaliyete ve hukuki biçime bağlıdır: gelir vergisi (GmbH ve UG'de kurumlar vergisi), ticari işletmeler için ticaret vergisi (Gewerbesteuer) ve küçük işletme muafiyetini kullanmıyorsanız KDV. Çalışanınız varsa ayrıca ücret vergisi ödersiniz.

KDV mükellefiyseniz KDV ön beyannameleri verirsiniz; her seferinde dönemin bitiminden sonraki 10. güne kadar. Genellikle dönem çeyrek yıldır, önceki yılın KDV'si 9.000 €'yu aştıysa ay. 2026 sonuna kadar kurulan işletmelerde ilk yılın tahmini vergisi esas alınır. 2027'den itibaren neyin geçerli olduğu 2027 yasa değişiklikleri bölümünde açıklanır.

İpucu: İlk faturadan itibaren tüm işletme ödemelerini ayrı bir hesap üzerinden yürütün ve her gelirin sabit bir payını vergiler için ayırın. Ne kadar ayırmanız gerektiğini finans planınız gösterir.

Küçük işletme muafiyeti: 2025'ten beri sınırlar

2025'ten beri § 19 UStG'ye göre küçük işletme muafiyeti için yeni sınırlar geçerlidir: toplam cironuz önceki yıl en fazla 25.000 € olmalı ve cari yılda 100.000 €'yu aşmamalıdır. Esas alınan, KDV hariç fiilen tahsil edilen tutarlardır. 100.000 €'yu aştığınız ciro artık vergiden muaf değildir. Cari yıldaki cironuz 25.000 € ile 100.000 € arasındaysa, izleyen yılın 1 Ocak'ından itibaren normal vergilendirmeye geçersiniz.

Kuruluş yılında mali idarenin görüşüne göre daha sıkı bir kural geçerlidir: o yıl cironuz 25.000 €'yu aşmamalıdır, 100.000 € sınırı henüz uygulanmaz. 25.000 €'yu aştığınız ciro KDV'ye tabidir.

Küçük işletme olarak faturaları KDV'siz düzenler ve vergi muafiyetine atıfta bulunursunuz, örneğin „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ ifadesiyle. Yine de KDV gösteren, bu tutarı vergi dairesine borçlanır. Bu yüzden cironuzu her ay kontrol edin.

Muafiyet sizin için avantajlı mı?

Her zaman değil. Yüksek başlangıç yatırımlarında normal vergilendirme daha avantajlı olabilir, çünkü ödediğiniz KDV'yi indirilecek KDV (Vorsteuer) olarak geri alırsınız. Bireysel müşteriler nihai fiyata bakar, kurumsal müşteriler KDV'yi genellikle indirir. Muafiyetten vazgeçerseniz bu karar sizi beş takvim yılı boyunca bağlar. Bu yüzden büyük alımlardan önce karar verin.

Serbest çalışanlar için muhasebe: EÜR mü bilanço mu?

Serbest çalışanlar ve girişimciler için muhasebenin ilk sorusu şudur: Kârınızı nasıl belirlersiniz? Gelir-gider hesabıyla (EÜR) mı, yoksa çift taraflı kayıtla bilanço mu? Bu, hukuki biçime, ticaret siciline (Handelsregister) ve büyüklüğe bağlıdır.

Gelir-gider hesabı, işletme gelirleri ile işletme giderlerini karşılaştırır. Paranın ne zaman girip çıktığı önemlidir. Hiçbir yasa sizi defter tutmakla yükümlü kılmıyorsa izin verilir (§ 4 fıkra 3 EStG). Bu, serbest meslek sahipleri ve ticaret siciline kayıtlı olmayan küçük ticari işletmelerin çoğu için geçerlidir. Her yıl Anlage EÜR olarak elektronik ortamda gönderirsiniz.

Bilanço düzenlemeniz gereken üç durum vardır:

• GmbH, UG, OHG veya KG: ticaret şirketleri her zaman Ticaret Kanunu'na (HGB) göre defter tutar ve yıllık mali tablo hazırlar.
• Sicile kayıtlı tacirler: Her tacir defter tutmak zorundadır. § 241a HGB, ciro 800.000 €'yu ve yıllık net kâr 80.000 €'yu aşmadığı sürece şahıs tacirlerini bundan muaf tutar. Yeni kuruluşta ilk bilanço günü yeterlidir.
• Daha büyük ticari işletmeler: cironuz yılda 800.000 €'yu veya kârınız 80.000 €'yu aşarsa vergi açısından § 141 AO'ya göre defter tutma yükümlüsü olursunuz. Yükümlülük, vergi dairesinin bildiriminden sonraki hesap yılıyla başlar. Serbest meslek sahipleri için bu kural geçerli değildir.

Kısaca çift taraflı kayıt

Çift taraflı kayıtta her işlemi iki hesaba, borç ve alacak tarafına kaydedersiniz. Bir müşteri ödeme yaptığında banka bakiyeniz artar, alacağınız azalır. Temel, genellikle SKR 03 veya SKR 04 olan bir hesap planıdır. Yıl sonunda bundan bilanço ile kâr ve zarar tablosu ortaya çıkar. İsteğe bağlı olarak her zaman bilanço düzenleyebilirsiniz, ancak küçük şahıs işletmeleri için bu nadiren karlıdır.

Girişimciler için muhasebe: sürekli görevler

Güvenilir bir muhasebe sabit alışkanlıklarla oluşur. Yasa, kayıtların eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli tutulmasını şart koşar. Nakit girişleri ve çıkışları her gün kaydedilir, sonradan yapılan düzeltmeler izlenebilir kalmalıdır. Bu kontrol listesi günlük işlerde yardımcı olur:

Ayrıca özel ve işletme harcamalarını ayırın ve fatura numaralarını boşluk bırakmadan verin. Kâğıt fişler, e-posta ekleri ve özel banka hesap özetlerinden oluşan dağınık bir yığın, vergi beyannamesinde size çok zaman kaybettirir.

Faturalar: zorunlu bilgiler ve e-fatura

Sabit şablonlar zorunlu bilgileri eksiksiz yazmanıza yardımcı olur. Duruma göre bunlar şunlardır:

• işletmenizin adı ve adresi
• müşterinizin adı ve adresi
• vergi numarası veya KDV kimlik numarası
• düzenleme tarihi ve sıralı fatura numarası
• malın miktarı ve türü veya hizmetin kapsamı
• teslimat veya hizmetin zamanı
• vergi oranlarına göre bedel, vergi oranı ve vergi tutarı
• önceden kararlaştırılan indirimler, örneğin erken ödeme indirimi

Vergiden muaf satışlarda muafiyete ilişkin bir not gerekir. 250 € brüte kadar faturalarda düzenleyenin adı ve adresi, düzenleme tarihi, hizmetin türü ve kapsamı ile brüt tutar ve vergi oranı yeterlidir. Küçük işletmelerin faturalarında fatura numarası ve hizmet tarihi gerekmez, ancak vergi numarası veya KDV kimlik numarası ve vergi muafiyetine ilişkin not gerekir. Kısmi ödemeler, diğer AB ülkelerine yapılan hizmetler ve inşaat işleri için ek kurallar geçerlidir.

E-fatura: 2025'ten beri geçerli olanlar

1 Ocak 2025'ten beri Almanya içindeki işletmeler arasındaki faturalar için yeni kurallar geçerlidir. E-fatura, örneğin XRechnung veya ZUGFeRD biçiminde yapılandırılmış verilerden oluşur. Sıradan bir PDF dosyası e-fatura değildir.

• Alma: 2025'ten beri her işletme, küçük işletmeler de dahil, e-fatura alabilmelidir.
• 2026 sonuna kadar düzenleme: kâğıt veya alıcının onayıyla PDF hâlâ kullanılabilir.
• 2027'de düzenleme: bu geçiş kuralı yalnızca önceki yıl cirosu en fazla 800.000 € olanlar için geçerlidir.
• 2028'den itibaren: küçük işletmeler ve 250 € brüte kadar faturalar hariç tüm işletmeler için zorunlu.

Erkenden sabit bir alma yolu kurun, örneğin ayrı bir e-posta kutusu, ve yapılandırılmış orijinal verileri saklayın. Çıktı almak yeterli değildir.

Saklama: belgeleri ne kadar süre saklarsınız

Belgeleri ne kadar süre saklayacağınız türlerine bağlıdır (§ 147 AO, § 257 HGB):

• 10 yıl: defterler, kayıtlar, envanterler ve yıllık mali tablolar.
• 8 yıl: faturalar, kasa fişleri ve hesap özetleri gibi muhasebe belgeleri (2025'ten beri, önceden 10 yıl).
• 6 yıl: alınan ve gönderilen ticari yazışmalar.

Süre, belgenin oluştuğu, yazının alındığı veya yıllık mali tablonun hazırlandığı takvim yılının sonunda başlar. Belgeler henüz kesinleşmemiş bir vergi tarhı için önemliyse süre devam eder. Dijital belgeler bu süre boyunca bulunabilir ve okunabilir kalmalı, alınan e-faturalar orijinal biçimde saklanmalıdır.

İpucu: Arşiviniz için her yıl aynı klasörleri oluşturun, örneğin giden faturalar, gelen faturalar, banka, sözleşmeler ve vergi dairesi, ve bunları düzenli olarak ikinci bir yerde yedekleyin. Böylece her belgeyi, vergi denetiminde de, hızla bulursunuz.

Personel: ilk çalışanla gelen yükümlülükler

İlk işe alımla birlikte yapılacak işler artar. Bir işletme numarasına (Betriebsnummer) ihtiyacınız olur, sosyal sigorta bildirimleri gönderirsiniz ve doğru bir bordro sağlarsınız. Mini işleri (Minijobs) Minijob-Zentrale'ye bildirirsiniz.

Ücret, çalışma süresi, izin ve fesih süreleri gibi temel çalışma koşullarını Kanıt Yasası'na (Nachweisgesetz) göre yazılı olarak belirlersiniz, bazılarını en geç ilk iş gününde. 2025'ten beri birçok sektörde bunun için metin biçimi yeterlidir. Federal İş Mahkemesi'nin 2022 tarihli kararına göre çalışma süresini bugünden kaydetmeniz gerekir.

1 Ocak 2026'dan beri yasal asgari ücret saat başına brüt 13,90 €, mini işler için kazanç sınırı ise ayda 603 €'dur. Mini iş çalışanlarının çalışma süresini en geç iş gününden sonraki yedinci günde kaydeder ve kayıtları iki yıl saklarsınız. Brüt ücretin yanında işveren paylarını, kesintileri ve kaza sigortasını da planlayın.

Bordroyu kendiniz mi yapacağınız yoksa devredeceğiniz, çalışma ilişkilerinin sayısına ve türüne bağlıdır. Bordro muhasebesi outsourcing: ne zaman avantajlı başlıklı yazımız karar vermenize yardımcı olur.

Sosyal sigorta: kendinizi nasıl güvenceye alırsınız

Serbest çalışmak sosyal sigortadan muaf olmak anlamına gelmez:

• Sağlık sigortası ve bakım sigortası: zorunlu, yasal veya özel.
• Kaza sigortası: bir hafta içinde yetkili meslek kazası sigortası birliğine kayıt; ticari faaliyette işletme kaydı yeterlidir.
• Emeklilik sigortası: bazı meslekler için zorunlu, aksi hâlde özel emeklilik birikimi.
• İşsizlik sigortası: gönüllü olarak mümkün, başlangıçtan sonra üç ay içinde başvuru.
• Günlük hastalık parası sigortası: uzun süreli hastalığa karşı güvence.

Bazı meslek grupları yasal emeklilik sigortasına tabidir; örneğin zanaat siciline kayıtlı zanaatkârlar, ebeler, Künstlersozialkasse üzerinden sanatçılar ve yayıncılar ile sigortalı çalışanı olmayan öğretmenler ve bakım personeli. Bu, böyle çalışanlarınız olmadan sürekli olarak yalnızca tek bir müşteri için çalışıyorsanız da geçerlidir; ilk kez başlarken başvuruyla üç yıl muafiyet alabilirsiniz.

GmbH'nin ortak müdürlerinde sosyal sigorta statüsünü şirket sözleşmesine göre sahip olunan karar yetkisi belirler. Esas sermayenin en az yarısına sahip olan veya diğer ortakların tüm kararlarını engelleyebilen kişi genellikle serbest çalışan sayılır. Şüphe durumunda Deutsche Rentenversicherung'un statü tespit süreci erkenden netlik sağlar.

İşsizlik parası alırken işletme kuruyorsanız Agentur für Arbeit (İş Ajansı) size Gründungszuschuss (kuruluş desteği) ödeyebilir. Diğer koşulların yanında en az 150 günlük kalan hak gerekir ve başvuruyu başlamadan önce yaparsınız.

Muhasebe yazılımı: iyi bir çözümü nasıl tanırsınız

Yazılımla muhasebe daha hızlı ve daha az hataya açık hâle gelir. Reklam vaatleri yerine şu noktaları kontrol edin:

• Usule uygunluk: belgeleri değiştirilemez şekilde saklamak, kayıtları kilitlemek, değişiklikleri kaydetmek (GoBD).
• ELSTER bağlantısı: KDV ön beyannamesi ve Anlage EÜR doğrudan vergi dairesine gider.
• E-fatura: program XRechnung ve ZUGFeRD okur ve oluşturur.
• Banka bağlantısı: ödemeler otomatik olarak alınır ve faturalarla eşleştirilir.
• Mali müşavir: verileriniz mali müşavirinizin alabileceği bir biçimde aktarılabilir.
• Büyüme: normal vergilendirmeye, bordroya veya bilançoya geçiş sonradan mümkündür.
• Veri koruma ve maliyetler: AB'de sunucular, açık maliyetler, kısa fesih süresi, verilerinizin dışa aktarımı.

İki veya üç programı bir ayın gerçek belgeleriyle deneyin. Sonrasında kayıtları kendiniz mi tutacağınız yoksa devredeceğiniz zamanınıza bağlıdır. Vergiye ilişkin özel soruları mali müşavirinizle netleştirirsiniz.

Tuzaklar: ilk yılın en sık hataları

• Eksik belgeler: kanıt olmadan vergi dairesi giderleri kabul etmez.
• Kaçırılan süreler: geç verilen beyannamelerde gecikme zammı, geç ödemelerde gecikme faizi söz konusu olabilir.
• Hatalı faturalar: zorunlu bilgiler eksikse ödeme gecikir ve müşteriniz indirilecek KDV'yi düşemez.
• Belirsiz KDV: küçük işletme sınırı gözden kaçar veya KDV yanlış gösterilir.
• Özel ve işletme karışık: ortak bir hesap her kontrolü zahmetli hâle getirir.
• Vergi için pay ayrılmaması: ek ödeme ve ön ödemeler çoğu zaman aynı yıla denk gelir.

Hataların çoğunu muhasebe için her ay sabit bir gün ayırarak önlersiniz.

Uzun süredir serbest çalışıyorsanız: büyümeyle neler değişir

Birçok yükümlülük takvimle değil, rakamlarınızla değişir. Yılda bir kez bu eşiklerden birine yaklaşıp yaklaşmadığınızı kontrol edin:

• 25.000 €'dan fazla ciro: küçük işletme muafiyeti izleyen yıldan itibaren, cari yılda 100.000 €'yu aşarsanız hemen sona erer.
• 800.000 €'dan fazla ciro: ticari işletme olarak vergi dairesinin bildiriminden sonra defter tutma yükümlüsü olursunuz (80.000 € kârdan itibaren de), e-faturaları ise 2027'den itibaren düzenlersiniz.
• İlk işe alım: bordro, bildirimler ve çalışma süresi kaydı eklenir.
• GmbH veya UG'ye geçiş: o andan itibaren yıllık mali tabloyla çift taraflı kayıt geçerlidir.

En az iki yıldır çalışansız serbest çalışıyorsanız Tek kişilik serbest çalışanlar için muhasebe ve vergi kursumuz size uygun olabilir: belge düzeni, dijital araçlar, faturalar, vergi yükümlülükleri ve mali müşavirle çalışma. Kurs KOMPASS programı aracılığıyla desteklenebilir.

2027 yasa değişiklikleri: girişimciler için neler değişiyor

Gelecek yıla ilişkin bazı değişiklikler kesinleşti (Ekim 2026 itibarıyla):

• Asgari ücret ve mini işler: asgari ücret 1 Ocak 2027'de saat başına 14,60 €'ya, mini iş sınırı ayda 633 €'ya yükseliyor.
• E-fatura: 2026'da cirosu 800.000 €'yu aşanlar 2027'den, diğer herkes 2028'den itibaren e-fatura düzenler.
• KDV ön beyannamesi: mevcut yasaya göre küçük işletme muafiyetini kullanmayan yeni kurulmuş işletmeler, kuruluş yılında ve izleyen yılda yeniden aylık ön beyanname verir. Mevcut istisna yalnızca 2026 sonuna kadar geçerlidir.

Değişiklikleri güvenilir şekilde takip etmek

Sosyal ağlardan daha güvenilir kaynaklar mali idare, federal bakanlıklar, sosyal sigorta kurumları, odalar ve meslek birlikleridir. Lexware'in ücretsiz yasa değişiklikleri e-kitabı da kısa bir genel bakış sunar. Planlar ile yürürlükteki hukuku ayırt edin: yeni serbest çalışanlar için zorunlu emeklilik sigortasını Federal Hükümet'in emeklilik komisyonu Haziran 2026'da önerdi, ancak henüz kabul edilmedi. Bir kural değiştiğinde fatura şablonlarını, yazılım ayarlarını ve kontrol listelerini hemen uyarlayın.

Destek: yükümlülüklerinizde size kim yardımcı olur

Hukuki biçim, işletme kaydı ve sigortalarla ilgili temel bilgileri İşletme kurma: en önemli 8 soru rehberimizde bulabilirsiniz. İş planınız hazır olduktan sonra sırada ne olduğunu İş planından sonra: ilk adımlar yazısı gösterir.

İşsizlikten çıkarak işletme kuruyorsanız veya işsizlik tehlikesi altındaysanız, Agentur für Arbeit veya Jobcenter bir AVGS girişimci koçluğunu finanse edebilir. Muhasebe, vergiler ve likidite planlaması bunun sabit bir parçasıdır. Destek, takdire bağlı bir yardımdır (Ermessensleistung); yasal hak yoktur. Önceden yazılı onaydan sonra katkı payı ödemezsiniz.

Sık sorulan sorular

Her işletme KDV hesaplamak zorunda mı?

Hayır. Önceki yıl en fazla 25.000 € ve cari yılda en fazla 100.000 € ciroyla küçük işletme muafiyetinden yararlanabilirsiniz. Kuruluş yılında 25.000 € sınırı geçerlidir.

Girişimci olarak çift taraflı kayda ihtiyacım var mı?

Çoğunlukla hayır. Serbest meslek sahipleri ve ticaret siciline kayıtlı olmayan küçük ticari işletmeler gelir-gider hesabını kullanır. GmbH, UG, OHG ve KG, § 241a HGB sınırlarının üzerindeki kayıtlı tacirler ve vergi dairesinin talebi üzerine ticari işletmeler (§ 141 AO) bilanço düzenlemek zorundadır.

Girişimci olarak mali müşavire ihtiyacım var mı?

Yasal olarak hayır. Birçok girişimci günlük muhasebeyi yazılımla kendisi yapar ve yıllık mali tablo, vergi beyannameleri veya zor sorular için mali müşavire başvurur. Mali müşavirle vergi beyannameleri için vergi yılını izleyen ikinci yılın Şubat ayı sonuna kadar süreniz olur. Bilanço yükümlülüğü, personel veya GmbH söz konusuysa iş birliği neredeyse her zaman karşılığını verir.

Girişimciler e-fatura alabilmek zorunda mı?

Evet. Almanya'daki işletmeler 2025 başından beri e-fatura alabilmek zorundadır, küçük işletmeler de dahil. Düzenlemek ise önceki yıl cirosu 800.000 €'yu aşanlar için 2027'den, diğer herkes için 2028'den itibaren zorunludur; küçük işletmeler ve 250 €'ya kadar faturalar muaftır.

Faturalar ne kadar süre saklanmalıdır?

Sekiz yıl; KDV Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'na göre tüm işletmeler için. Süre, faturanın düzenlendiği yılın sonunda başlar.

Her işletmenin bir işletme hesabına ihtiyacı var mı?

Şahıs işletmeleri için ayrı bir işletme hesabı yasal olarak zorunlu değildir. Ancak muhasebeyi, belgelendirmeyi ve likiditenizi takip etmeyi kolaylaştırır. Bir GmbH veya UG'nin baştan itibaren kendi hesabına ihtiyacı vardır, çünkü esas sermaye ticaret siciline kayıttan önce tamamen veya kısmen yatırılmalıdır.

Belgeleri saklamak için dijital bir klasör yeterli mi?

Düzenli bir klasör iyi bir temeldir. Ancak belgeler tüm saklama süresi boyunca eksiksiz, bulunabilir ve okunabilir kalmalıdır. Bunları düzenli olarak yedekleyin ve kimlerin erişebileceğini belirleyin.