Обязанности основателей бизнеса: налоги, бухгалтерия, счета (2026)

Как основатель бизнеса Вы регистрируете предпринимательскую деятельность (представителям свободных профессий это не нужно), в течение месяца отправляете в налоговую инспекцию (Finanzamt) анкету для постановки на налоговый учёт, чаще всего определяете прибыль через расчёт доходов и расходов (EÜR) и выставляете счета со всеми обязательными реквизитами. Начисляете ли Вы НДС, зависит от правила для малого бизнеса (Kleinunternehmerregelung). С первым сотрудником добавляются расчёт заработной платы и уведомления в социальное страхование.

Открытие бизнеса — это больше, чем хорошая идея и первые клиенты. Уже в первый месяц Вас ждут уведомления в налоговую инспекцию, правильные счета и упорядоченный архив документов. Кто рано выстраивает эти процессы, избегает доплат и надбавок за просрочку. Расходы, организационно-правовая форма и резерв на налоги в идеале уже есть в Вашем бизнес-плане. Пороговые значения указаны по состоянию на октябрь 2026 года; индивидуальную налоговую консультацию эта статья не заменяет.

Обязанности в обзоре: что действует с первого дня

Главные обязанности, кого они касаются и в какой срок их нужно выполнить:

Налоги: какие обязанности начинаются с открытием

Предприниматели с промысловой деятельностью при старте регистрируют её в ведомстве по делам предпринимательства (Gewerbeamt), представителям свободных профессий регистрация не нужна. Затем Вас ставит на учёт налоговая инспекция: в течение месяца Вы подаёте анкету для постановки на налоговый учёт в электронном виде через ELSTER. От Вашей оценки оборота и прибыли зависят авансовые платежи. Завышенные цифры связывают деньги, заниженные позже приводят к доплатам.

Какие налоги возникают, зависит от деятельности и организационно-правовой формы: подоходный налог (у GmbH и UG — налог на прибыль), промысловый налог (Gewerbesteuer) для промысловых предприятий и НДС, если Вы не применяете правило для малого бизнеса. При наличии сотрудников Вы дополнительно перечисляете налог на заработную плату.

Если Вы плательщик НДС, Вы подаёте предварительные декларации по НДС, каждый раз до 10-го числа после окончания периода. Обычно это квартал, а если НДС за прошлый год превысил 9.000 €, — месяц. Для предприятий, основанных до конца 2026 года, учитывается ожидаемый налог первого года. Что действует с 2027 года, описано в разделе Изменения в законодательстве 2027.

Совет: С первого счёта проводите все деловые платежи через отдельный счёт и откладывайте фиксированную долю каждого поступления на налоги. Сколько именно, покажет Ваш финансовый план.

Правило для малого бизнеса: пороги с 2025 года

С 2025 года действуют новые пороги для правила для малого бизнеса по § 19 UStG: Ваш общий оборот в прошлом году не должен был превышать 25.000 €, а в текущем году не должен превысить 100.000 €. Учитываются фактически полученные суммы без НДС. Уже оборот, которым Вы превышаете 100.000 €, больше не освобождается от налога. Если оборот текущего года составляет от 25.000 € до 100.000 €, с 1 января следующего года Вы переходите на обычное налогообложение.

В год основания по мнению финансовых органов действует более строгое правило: в этом году оборот не должен превышать 25.000 €, порог в 100.000 € ещё не применяется. Уже оборот, которым Вы превышаете 25.000 €, облагается НДС.

Применяя правило для малого бизнеса, Вы выставляете счета без НДС и указываете на освобождение от налога, например формулировкой «Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG». Кто всё же указывает НДС, обязан уплатить эту сумму в налоговую инспекцию. Поэтому проверяйте свой оборот каждый месяц.

Выгодно ли Вам это правило?

Не всегда. При больших начальных вложениях обычное налогообложение может быть выгоднее, потому что уплаченный НДС Вам возвращается как входной налог (Vorsteuer). Частные клиенты смотрят на конечную цену, деловые клиенты обычно вычитают НДС. Если Вы отказываетесь от правила, это решение связывает Вас на пять календарных лет. Поэтому решайте до крупных покупок.

Бухгалтерия для самозанятых: EÜR или баланс?

Первый вопрос бухгалтерии для самозанятых и основателей бизнеса: как Вы определяете прибыль? Через расчёт доходов и расходов (EÜR) или через баланс с двойной записью. Это зависит от организационно-правовой формы, торгового реестра (Handelsregister) и размера.

Расчёт доходов и расходов сопоставляет доходы и расходы предприятия. Важно, когда поступают и уходят деньги. Он допускается, если ни один закон не обязывает Вас вести бухгалтерские книги (§ 4 абз. 3 EStG). Это касается представителей свободных профессий и большинства небольших промысловых предприятий без записи в торговом реестре. Вы ежегодно подаёте его в электронном виде как приложение Anlage EÜR.

Составлять баланс нужно в трёх случаях:

• GmbH, UG, OHG или KG: торговые общества и товарищества всегда ведут книги по Торговому кодексу (HGB) и составляют годовую отчётность.
• Зарегистрированные коммерсанты: Каждый коммерсант обязан вести книги. § 241a HGB освобождает от этого единоличных коммерсантов, пока оборот не превышает 800.000 €, а годовая прибыль — 80.000 €. При новом основании учитывается уже первая отчётная дата.
• Крупные промысловые предприятия: по налоговому праву Вы обязаны вести книги по § 141 AO, если оборот превышает 800.000 € или прибыль — 80.000 € в год. Обязанность начинается с хозяйственного года после уведомления налоговой инспекции. На представителей свободных профессий это правило не распространяется.

Двойная запись вкратце

При двойной записи каждая хозяйственная операция отражается на двух счетах: по дебету и по кредиту. Когда клиент платит, остаток на банковском счёте растёт, а дебиторская задолженность уменьшается. Основой служит план счетов, чаще всего SKR 03 или SKR 04. В конце года из этого получаются баланс и отчёт о прибылях и убытках. Добровольно составлять баланс можно всегда, но для небольших индивидуальных предприятий это редко окупается.

Бухгалтерия для основателей: текущие задачи

Надёжная бухгалтерия держится на постоянных привычках. Закон требует вести записи полно, правильно, своевременно и упорядоченно. Наличные поступления и выплаты записываются ежедневно, а последующие исправления должны оставаться прослеживаемыми. Этот чек-лист поможет в повседневной работе:

Кроме того, разделяйте личные и деловые расходы и присваивайте номера счетов без пропусков. Россыпь бумажных чеков, вложений в электронных письмах и личных банковских выписок отнимет у Вас много времени при подготовке налоговой декларации.

Счета: обязательные реквизиты и электронный счёт

Постоянные шаблоны помогают полностью указывать обязательные реквизиты. В зависимости от случая к ним относятся:

• название и адрес Вашего предприятия
• имя или название и адрес клиента
• налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС
• дата выставления и сквозной номер счёта
• количество и вид товара или объём услуги
• время поставки или оказания услуги
• сумма по ставкам налога, ставка и сумма налога
• заранее согласованные скидки, например скидка за быструю оплату

При необлагаемых оборотах нужна ссылка на освобождение. Для счетов до 250 € брутто достаточно имени и адреса выставителя, даты выставления, вида и объёма услуги, а также суммы брутто и ставки налога. Счетам малых предприятий не нужны ни номер счёта, ни дата оказания услуги, но нужны налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС и указание на освобождение от налога. Для авансовых платежей, услуг в другие страны ЕС и строительных работ действуют дополнительные требования.

Электронный счёт: что действует с 2025 года

С 1 января 2025 года действуют новые правила для счетов между предприятиями внутри Германии. Электронный счёт состоит из структурированных данных, например в формате XRechnung или ZUGFeRD. Обычный файл PDF электронным счётом не является.

• Получение: с 2025 года каждое предприятие должно уметь принимать электронные счета, в том числе малое предприятие.
• Выставление до конца 2026 года: бумага или, с согласия получателя, PDF пока допускаются.
• Выставление в 2027 году: это переходное правило действует только при обороте прошлого года не более 800.000 €.
• С 2028 года: обязательно для всех предприятий, кроме малых предприятий и счетов до 250 € брутто.

Заранее настройте постоянный канал получения, например отдельный почтовый ящик, и храните структурированные исходные данные. Распечатки недостаточно.

Хранение: сколько хранить документы

Срок хранения зависит от вида документа (§ 147 AO, § 257 HGB):

• 10 лет: книги, записи, инвентарные описи и годовая отчётность.
• 8 лет: бухгалтерские документы, например счета, кассовые чеки и банковские выписки (с 2025 года, ранее 10 лет).
• 6 лет: полученные и отправленные деловые письма.

Срок начинается с конца календарного года, в котором возник документ, получено письмо или составлена годовая отчётность. Если документы ещё важны для незакрытого налогового начисления, срок продолжается. Электронные документы должны всё это время оставаться доступными и читаемыми, полученные электронные счета — в исходном формате.

Совет: Каждый год создавайте для архива одни и те же папки, например исходящие счета, входящие счета, банк, договоры и налоговая инспекция, и регулярно делайте резервную копию в другом месте. Так Вы быстро найдёте любой документ, в том числе при налоговой проверке.

Персонал: обязанности с первым сотрудником

С первым наймом задач становится больше. Вам нужен номер предприятия (Betriebsnummer), Вы передаёте уведомления в социальное страхование и обеспечиваете правильный расчёт заработной платы. Мини-работы (Minijobs) регистрируются в Minijob-Zentrale.

Существенные условия труда, такие как оплата, рабочее время, отпуск и сроки увольнения, по Закону о подтверждении условий труда (Nachweisgesetz) Вы фиксируете в письменной форме, часть из них не позднее первого рабочего дня. С 2025 года во многих отраслях для этого достаточно текстовой формы. Рабочее время по решению Федерального суда по трудовым делам 2022 года нужно учитывать уже сейчас.

С 1 января 2026 года установленная законом минимальная оплата труда составляет 13,90 € брутто в час, а предел заработка для мини-работы — 603 € в месяц. Рабочее время мини-работников Вы фиксируете не позднее седьмого дня после рабочего дня и храните записи два года. Помимо зарплаты брутто учитывайте взносы работодателя, отчисления и страхование от несчастных случаев.

Вести расчёт зарплаты самостоятельно или передать его, зависит от количества и вида трудовых отношений. Помочь с решением может наша статья Аутсорсинг расчёта зарплаты: когда это выгодно.

Социальное страхование: что Вы страхуете сами

Самозанятость не означает свободу от социального страхования:

• Медицинское страхование и страхование на случай необходимости ухода: обязательно, государственное или частное.
• Страхование от несчастных случаев: регистрация в отраслевой страховой ассоциации в течение недели; при промысловой деятельности достаточно Gewerbeanmeldung.
• Пенсионное страхование: для некоторых профессий обязательно, в остальных случаях частная пенсионная защита.
• Страхование по безработице: добровольно возможно, заявление в течение трёх месяцев после старта.
• Страхование дневного пособия по болезни: защита на случай длительной болезни.

Некоторые профессиональные группы обязательно застрахованы в государственной пенсионной системе, например ремесленники, внесённые в реестр ремёсел, акушерки, художники и публицисты через Künstlersozialkasse, а также преподаватели и лица, осуществляющие уход, без застрахованных сотрудников. Это касается и случая, когда Вы без таких сотрудников постоянно работаете только на одного заказчика; при первом старте можно по заявлению получить освобождение на три года.

У управляющих-участников GmbH статус в социальном страховании определяют полномочия по уставу. Кто владеет не менее чем половиной уставного капитала или может заблокировать все решения других участников, обычно считается самозанятым. При сомнениях ясность заранее даёт процедура установления статуса в Deutsche Rentenversicherung.

Если Вы открываете бизнес, получая пособие по безработице, Агентство по труду (Agentur für Arbeit) может выплатить стартовый грант (Gründungszuschuss). Среди прочего нужен остаток права на пособие не менее 150 дней, а подать заявление следует до старта.

Бухгалтерская программа: как распознать хорошее решение

С программой бухгалтерия становится быстрее и надёжнее. Вместо рекламных обещаний проверьте следующие пункты:

• Соответствие требованиям: неизменяемое хранение документов, фиксация проводок, протокол изменений (GoBD).
• Подключение к ELSTER: предварительная декларация по НДС и Anlage EÜR уходят прямо в налоговую инспекцию.
• Электронный счёт: программа читает и создаёт XRechnung и ZUGFeRD.
• Подключение банка: платежи загружаются автоматически и сопоставляются со счетами.
• Налоговый консультант: данные можно передать в формате, который примет Ваш консультант.
• Рост: позже можно перейти на обычное налогообложение, расчёт зарплаты или баланс.
• Защита данных и расходы: серверы в ЕС, понятные цены, короткий срок расторжения, выгрузка Ваших данных.

Протестируйте две или три программы на реальных документах одного месяца. Будете ли Вы потом вести учёт сами или передадите его, зависит от Вашего времени. Отдельные налоговые вопросы Вы решаете со своим налоговым консультантом.

Подводные камни: частые ошибки первого года

• Нет документов: без подтверждения налоговая инспекция не признаёт расходы.
• Пропущенные сроки: за просроченные декларации грозят надбавки за просрочку, за просроченные платежи — пени.
• Ошибки в счетах: если нет обязательных реквизитов, оплата задерживается, а клиент не может вычесть входной налог.
• Неясность с НДС: порог для малого бизнеса упущен из виду или НДС указан неверно.
• Личное и деловое вперемешку: общий счёт усложняет любую проверку.
• Нет резерва на налоги: доплата и авансовые платежи часто приходятся на один год.

Большинства ошибок Вы избежите, если выделите для бухгалтерии постоянный день в месяце.

Давно работаете: что меняется с ростом

Многие обязанности меняются не с календарём, а с Вашими цифрами. Раз в год проверяйте, не приближается ли один из этих порогов:

• Оборот более 25.000 €: со следующего года правило для малого бизнеса прекращает действовать, а при обороте более 100.000 € в текущем году — сразу.
• Оборот более 800.000 €: как промысловое предприятие Вы после уведомления налоговой инспекции обязаны вести книги (так же при прибыли от 80.000 €), а электронные счета выставляете уже с 2027 года.
• Первый наём: добавляются расчёт зарплаты, уведомления и учёт рабочего времени.
• Переход в GmbH или UG: с этого момента действует двойная запись с годовой отчётностью.

Если Вы не менее двух лет работаете самостоятельно без сотрудников, Вам может подойти наш курс Бухгалтерия и налоги для соло-самозанятых: организация документов, цифровые инструменты, счета, налоговые обязанности и работа с налоговым консультантом. Курс может быть субсидирован по программе KOMPASS.

Изменения в законодательстве 2027: что меняется для основателей

Некоторые изменения на следующий год уже определены (по состоянию на октябрь 2026 года):

• Минимальная оплата труда и мини-работы: минимальная оплата труда с 1 января 2027 года вырастет до 14,60 € в час, предел для мини-работы — до 633 € в месяц.
• Электронный счёт: у кого оборот в 2026 году превысит 800.000 €, тот выставляет электронные счета с 2027 года, все остальные — с 2028 года.
• Предварительная декларация по НДС: по действующему закону новые предприятия без правила для малого бизнеса в год основания и в следующем году снова подают ежемесячные предварительные декларации. Нынешнее исключение действует только до конца 2026 года.

Как надёжно следить за изменениями

Надёжнее социальных сетей финансовые органы, федеральные министерства, органы социального страхования, палаты и профессиональные объединения. Краткий обзор также даёт бесплатная электронная книга об изменениях в законодательстве от Lexware. Различайте планы и действующее право: обязательное пенсионное страхование для новых самозанятых комиссия правительства по пенсионному обеспечению рекомендовала в июне 2026 года, но оно ещё не принято. Если правило меняется, сразу обновляйте шаблоны счетов, настройки программы и чек-листы.

Помощь: кто поддержит Вас в выполнении обязанностей

Основы по организационно-правовой форме, регистрации и страхованию Вы найдёте в нашем руководстве Основание бизнеса: 8 главных вопросов. Что делать после того, как бизнес-план готов, показывает статья После бизнес-плана: первые шаги.

Если Вы открываете бизнес, будучи безработным, или Вам грозит безработица, Агентство по труду или центр занятости (Jobcenter) может профинансировать коучинг для основателей по AVGS. Бухгалтерия, налоги и планирование ликвидности входят в него обязательно. Поддержка предоставляется по усмотрению ведомства, юридического права на неё нет. После предварительного письменного одобрения собственный взнос не требуется.

Часто задаваемые вопросы

Должно ли каждое предприятие начислять НДС?

Нет. При обороте не более 25.000 € в прошлом году и не более 100.000 € в текущем году Вы можете применять правило для малого бизнеса. В год основания действует порог 25.000 €.

Нужна ли основателю бизнеса двойная запись?

Чаще всего нет. Представители свободных профессий и небольшие промысловые предприятия без записи в торговом реестре используют расчёт доходов и расходов. Баланс обязаны составлять GmbH, UG, OHG и KG, зарегистрированные коммерсанты выше порогов § 241a HGB и промысловые предприятия по требованию налоговой инспекции (§ 141 AO).

Нужен ли основателю бизнеса налоговый консультант?

По закону нет. Многие основатели ведут текущий учёт сами с помощью программы и обращаются к налоговому консультанту за годовой отчётностью, налоговыми декларациями или по сложным вопросам. С налоговым консультантом срок подачи деклараций продлевается до конца февраля второго года после налогового года. При обязанности составлять баланс, наличии персонала или GmbH сотрудничество почти всегда окупается.

Должны ли основатели бизнеса уметь принимать электронные счета?

Да. С начала 2025 года предприятия в Германии должны уметь принимать электронные счета, в том числе малые предприятия. Выставлять их обязательно с 2027 года при обороте прошлого года более 800.000 €, а для всех остальных — с 2028 года; малые предприятия и счета до 250 € освобождены.

Сколько нужно хранить счета?

Восемь лет, согласно Закону об НДС и Налоговому кодексу, для всех предприятий. Срок начинается с конца года, в котором выставлен счёт.

Нужен ли каждому предприятию деловой счёт?

Для индивидуальных предприятий отдельный деловой счёт законом не предписан. Однако он упрощает бухгалтерию, подтверждение операций и контроль ликвидности. GmbH или UG с самого начала нужен собственный счёт, потому что уставный капитал до регистрации в торговом реестре должен быть внесён полностью или частично.

Достаточно ли цифровой папки для хранения документов?

Упорядоченная папка — хорошая основа. Но документы должны оставаться полными, доступными и читаемыми в течение всего срока хранения. Регулярно делайте резервные копии и определите, кто имеет к ним доступ.